facturación electrónica b2b
La factura electrónica B2B será obligatoria de forma escalonada en España entre 2027 y 2029 para todas las empresas y autónomos que operen entre sí. La norma, derivada de la Ley Crea y Crece y desarrollada por el Real Decreto 238/2026, obliga a emitir y recibir facturas en formato estructurado y a comunicar el estado de los pagos.
Diferencia entre la factura digitalizada y factura electrónica b2b
¿Qué cambia respecto a cómo se facturaba hasta ahora?
Durante años, hablar de factura electrónica ha significado, en la práctica, enviar un PDF por correo electrónico o publicarlo en un portal de cliente. Aunque este modelo ahorra papel y agiliza el envío, sigue requiriendo revisar documentos, introducir datos manualmente y gestionar el cobro por separado.
La nueva factura electrónica B2B cambia la naturaleza del proceso: la factura deja de ser solo un documento digital y pasa a ser un mensaje estructurado que los sistemas pueden leer, validar e integrar automáticamente. Además de tener el mismo valor legal y fiscal que una factura en papel, permite conectar emisión, recepción, validación y seguimiento del pago en un mismo flujo.
Un PDF puede seguir utilizándose como representación visual de la factura, pero no cumple por sí solo con la nueva obligación B2B si no va acompañado de la estructura ficherodo que permite intercambiar sus datos entre sistemas.
| Aspecto | Antes de la obligación | Con el nuevo modelo B2B |
|---|---|---|
| Ámbito | Voluntario entre empresas privadas; estructurado solo en B2G vía Facturae y FACe | Obligatorio en todas las relaciones B2B, escalonado entre 2027 y 2029 |
| PDF por email | Válido si emisor y receptor lo aceptaban | No basta por sí solo: hace falta el fichero estructurado detrás |
| Formato | Cada empresa pactaba el suyo con su cliente | Modelo único basado en EN 16931 (UBL, Facturae, CII o EDIFACT) |
| Conexión entre sistemas | Dependía del acuerdo comercial | Interoperabilidad exigida entre plataformas |
| Seguimiento del cobro | Cada empresa a su manera, sin obligación de informar | El receptor debe comunicar aceptación, rechazo y pago |
| Canal de envío | El que cada empresa o su proveedor eligiera | SPFE de la AEAT o plataformas privadas interconectadas, con copia fiel a la SPFE |
En definitiva, La factura debe comunicarse al destinatario y al Estado en el formato y mediante el protocolo que determina la ley. Además, cada fase del proceso ( emisión, aceptación y pago) debe quedar registrada y poder ser consultada por las tres partes.
¿Cómo funciona la factura electrónica?
Desde la operación hasta el pago, cada paso queda conectado, registrado y trazable.
Operación registrada
La factura nace de un pedido, un albarán, un contrato o un servicio ya gestionado en el ERP.
Factura estructurada
Se genera en un formato estructurado, que el sistema del cliente puede leer y procesar automáticamente.
Entrega por la vía elegida
Se remite por plataforma privada o la Solución Pública de Facturación Electrónica (SPFE) de la AEAT, gratuita.
Recepción y validación
Aceptación o rechazo y fecha de pago efectivo. Si no se informa nada, la factura se presume aceptada
Trazabilidad y control
Emisión, entrega, estado y pago quedan vinculados para controlar cobros, retrasos e impagos.
Cada factura enviada se valida automáticamente. Cuando es admitida por la plataforma, se genera una acusación de recibo con Código Seguro de Verificación (CSV), que acredita su correcta presentación.
Hasta ahora, confirmar si una factura se había pagado podía exigir consultar el banco, cruzar información con Excel y contactar con el cliente. Con el nuevo modelo, el estado de pago forma parte del ciclo de la factura: queda registrado y disponible para las partes implicadas, facilitando el control de cobros, vencimientos e impagos.
Requisitos técnicos fundamentales
Toda factura electrónica debe garantizar, durante su plazo de conservación de 4 años, las mismas tres condiciones que una factura en papel:
- Legibilidad: debe poder visualizarse de forma clara para emisor y receptor.
- Autenticidad del origen: debe quedar acreditado quién la emitió.
- Integridad del contenido: no debe poder alterarse sin dejar rastro.
Formato
Estructurado y legible automáticamente
Procesable sin intervención manual por el sistema del destinatario o por una plataforma de intercambio.
Semántica
Modelo EN 16931
El modelo de datos europeo que define los elementos esenciales de la factura y sus reglas de validación.
Sintaxis
UBL, CII, EDIFACT y Facturae
UBL es la sintaxis de referencia de la SPFE; Facturae sigue siendo el formato habitual en B2G.
Firma
Firma electrónica avanzada
Obligatoria en las facturas emitidas a través de plataformas privadas, para garantizar autenticidad e integridad.
Identificación
Código único
NIF del emisor + número y serie de la factura + fecha de expedición. Permite la trazabilidad y evita duplicidades en la SPFE.
Repositorio
Copia fiel en UBL a la SPFE
Cuando no se emite desde la solución pública, el emisor o su plataforma debe remitirla simultáneamente al repositorio de la AEAT.
VeriFactu y Factura Electrónica
Dos normativas que conviven
VeriFactu (RD 1007/2023) regula cómo se genera la factura en el software del emisor: registros inalterables, firmados y, en muchos casos, con QR de verificación. La factura electrónica B2B regula cómo se intercambia esa factura entre empresas.
¿Está obligada tu empresa?
Ámbito de aplicación
Afecta a todos los empresarios y profesionales obligados a expedir factura por su actividad cuando el destinatario sea también empresario o profesional con sede, establecimiento permanente, domicilio o residencia habitual en España.
País Vasco y Navarra
Tienen su propio sistema, con calendario y particularidades propias. Revisa tu caso aparte.
| Situación | ¿Obligado? |
|---|---|
| Empresa que factura a otra empresa en España | Sí |
| Autónomo que factura a una empresa en España | Sí |
| Volumen de operaciones inferior a 8 M€ | Sí, con plazo extendido 24 meses |
| Empresa que factura a consumidor final (B2C) | No |
| Empresa que factura a la Administración (B2G) | No — sigue el marco B2G con Facturae y FACe |
| Operación documentada con factura simplificada (ticket) | No, salvo factura simplificada cualificada |
| Mercado eléctrico o gas regulado | No |
| Destinatario fuera de España | No, salvo normativa específica |
Calendario 2026 -2029
Los plazos dependen de tu volumen de operaciones (umbral de 8 M€) y cuentan desde la entrada en vigor de la Orden que regula la SPFE.
1 octubre 2026
Entrada en vigor prevista de la Orden de la SPFE.
1 de octubre de 2027
Más de 8 M€: Obligación de facturar electrónicamente y comunicar el pago para empresas y profesionales con volumen de operaciones superior a 8 M€
1 de octubre de 2028
Obligación de facturar electrónicamente para el resto de empresas y profesionales (≤ 8 M€)
Obligación de comunicar el pago para empresas y profesionales con volumen de operaciones superior a 8 M€
1 de octubre de 2029
Obligación de comunicar el pago para pymes (ERAR y personas físicas) y profesionales ≤ 8 M€
Gestión contable preparada para evolucionar con tu empresa
La factura electrónica debe servir para automatizar el ciclo completo de facturación. Para una empresa que utiliza un ERP como ContaPrologic, esto significa que:
- Todas las facturas emitidas a otras empresas o profesionales en España deberán generarse en formato estructurado (UBL, Facturae, CII o EDIFACT).
- El sistema debe poder recibir facturas estructuradas de proveedores y procesarlas automáticamente.
- La comunicación de estados (aceptación, rechazo, pago) debe integrarse en el flujo operativo del ERP.
- La copia fiel en UBL debe remitirse a la SPFE si no se emite directamente desde la solución pública.
ContaPrologic es la solución contable y financiera de Prologic, especializada en las necesidades de empresas de alimentación, alquiler y gestión de maquinaria y fabricación de muebles.
Su principal ventaja es la integración en origen con Prologic ERP. Lo que registras en compras, ventas, pedidos, albaranes, expediciones, contratos y partes de trabajo pasa automáticamente a contabilidad, sin interfaces externas ni datos duplicados. La factura, el asiento, la liquidación del modelo 303 y la conciliación bancaria parten de la misma base operativa.
ContaPrologic permite trabajar también de forma independiente, pero su conexión desde el origen con Prologic ERP aporta una trazabilidad especialmente relevante ante las nuevas obligaciones de facturación electrónica: cada operación puede mantenerse vinculada a su documentación comercial, logística, contable y financiera.
Preparada para las obligaciones actuales y futuras
ContaPrologic evoluciona de forma continua para acompañar a las empresas ante los cambios normativos, fiscales y tecnológicos, sin separar la operativa del control contable.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una factura electrónica B2B?
Es una factura emitida, transmitida y recibida entre empresas o profesionales en un formato electrónico estructurado. A diferencia de un PDF, puede ser procesada automáticamente por los sistemas de gestión del emisor, receptor o plataforma de intercambio.
¿Enviar una factura en PDF por email será suficiente?
No. Un PDF sirve como representación visual de una factura, pero no es un formato estructurado que otro sistema pueda validar, contabilizar e intercambiar automáticamente. La factura electrónica B2B debe utilizar un formato estructurado admitido por la normativa.
¿Cuánto tiempo hay que conservar una factura electrónica?
4 años. Al igual que una factura en papel
¿Qué es UBL?
Significa Universal Business Language. Es un lenguaje o sintaxis estándar basado en XML que permite expresar una factura como datos estructurados (no como una imagen o PDF) para que distintos programas puedan leerla, validarla e incorporarla automáticamente.
¿Facturae y factura electrónica B2B son lo mismo?
No exactamente. Facturae es uno de los formatos electrónicos estructurados existentes y se utiliza especialmente en la relación con Administraciones Públicas. La factura electrónica B2B es el modelo general de intercambio entre empresas y profesionales, que admite diferentes sintaxis, como UBL, Facturae, CII o EDIFACT.
¿Qué formato utilizará la factura electrónica B2B?
El modelo admite UBL, CII, EDIFACT y Facturae en determinados intercambios. La Solución Pública de Facturación Electrónica de la AEAT utiliza UBL como sintaxis de referencia. Por ello, los ERP deben prepararse para trabajar con UBL, aunque mantengan Facturae para relaciones B2G u otros interlocutores.
¿Tiene la factura electrónica la misma validez legal que la de papel?
La factura electrónica tiene la misma validez legal y fiscal que la de papel.
¿Quién está obligado a emitir factura electrónica B2B?
Están obligados los empresarios y profesionales que deban emitir factura por su actividad cuando el destinatario sea otra empresa o profesional establecido en España. Esto incluye sociedades, pymes y autónomos.
¿Las facturas a consumidores finales están incluidas?
Las ventas a particulares o consumidores finales son operaciones B2C y no entran, con carácter general, en la obligación de factura electrónica B2B.
¿Qué debe revisar una empresa antes de adaptarse?
- Los programas, TPV y herramientas desde los que emite facturas.
- La calidad de los datos de clientes: NIF, razón social, dirección y condiciones de pago.
- La trazabilidad entre pedido, albarán, contrato, parte y factura.
- El circuito de rectificativas, abonos, anticipos y facturación recurrente.
- Los procesos de aceptación, rechazo, pago, cobro e impago.
- La coordinación entre administración, finanzas, operaciones e IT.
- El calendario de actualización y soporte de su proveedor de software.
¿Qué ocurre con las facturas a la Administración Pública?
Las operaciones con Administraciones Públicas siguen su propio régimen de factura electrónica B2G, normalmente mediante Facturae y los puntos generales de entrada como FACe. No se sustituyen por el nuevo modelo B2B.
¿Qué debe comunicar el receptor de la factura?
El destinatario debe informar sobre el rechazo de la factura, cuando exista, y sobre el pago efectivo completo. También puede comunicar la aceptación y otros datos relevantes, como la fecha de vencimiento, según el procedimiento establecido.
¿Qué diferencia hay entre aceptación, rechazo y pago efectivo?
- Aceptación: confirma que el receptor considera correcta la factura.
- Rechazo: indica que el receptor no acepta la factura; puede obedecer a un motivo comercial o a que la operación no está vinculada a su actividad.
- Pago efectivo: informa de la fecha en la que la factura se ha pagado realmente.
¿Qué debe hacer el emisor si una factura no se paga?
El emisor puede comunicar el impago y su fecha, así como el cobro efectivo o las diferencias respecto a la información de pago declarada por el destinatario. Esto ayuda a mantener una trazabilidad más precisa del ciclo de cobro.
¿Qué ocurre con las facturas rectificativas y los abonos?
También deben emitirse y conservarse de forma estructurada, vinculadas a la factura original. El sistema debe identificar qué documento se rectifica y mantener la trazabilidad de los importes, impuestos y estados asociados.
¿Es obligatorio utilizar la solución pública de la AEAT?
No necesariamente. La empresa puede utilizar una plataforma privada interoperable o la Solución Pública de Facturación Electrónica. Cuando no se emite directamente a través de la solución pública, el modelo contempla el envío simultáneo de una copia fiel de la factura en UBL a la SPFE.
¿Qué es una plataforma privada de facturación electrónica?
Es un proveedor tecnológico que permite emitir, recibir, intercambiar y gestionar facturas electrónicas. Debe poder interconectarse con otras plataformas y con la solución pública en los términos que establezca la normativa.
¿Qué relación existe entre VeriFactu y la factura electrónica B2B?
Son obligaciones diferentes y complementarias:
- VeriFactu regula cómo el software registra las facturas emitidas para asegurar su integridad, trazabilidad e inalterabilidad.
- Factura electrónica B2B regula cómo se intercambian las facturas estructuradas entre empresas y profesionales, incluyendo determinados estados de y pago.
Una empresa puede tener que cumplir ambas obligaciones, pero una no sustituye a la otra.