La factura electrónica B2B avanza hacia su implantación obligatoria. Repasamos qué cambia, a quién afecta, los plazos previstos y qué deben revisar las empresas para prepararse.
La factura electrónica entre empresas y profesionales ya cuenta con un desarrollo reglamentario, pero su aplicación será gradual. El cambio afecta a cómo se intercambian las facturas y a cómo se informa de su aceptación y pago. Estas son las cinco claves para entender qué viene y empezar a prepararse.
1. Un PDF por correo ya no será suficiente
La nueva factura electrónica B2B deberá emitirse, transmitirse y recibirse en un formato estructurado que permita a los sistemas procesar sus datos. El PDF podrá seguir siendo útil para consultar la factura, pero, por sí solo, no sustituye al formato electrónico exigido para estas operaciones.
2. Afectará a empresas y autónomos
La obligación se aplicará, con las excepciones previstas en la norma, a las operaciones en las que un empresario o profesional deba expedir una factura a otro empresario o profesional establecido en España. No debe confundirse con la facturación a consumidores finales ni con el sistema que ya se utiliza para facturar a las administraciones públicas.
3. Habrá que seguir el estado de las facturas
El destinatario deberá comunicar al emisor determinados estados de la factura, entre ellos su aceptación o rechazo y el pago efectivo completo. La información sobre el pago también deberá llegar a la solución pública de facturación electrónica. Por eso, la adaptación no termina al emitir la factura: alcanza al circuito de revisión, cobro y pago.
4. La implantación será escalonada
El Real Decreto establece dos plazos desde la entrada en vigor de la orden ministerial que desarrolla la solución pública:
- 1 de octubre 2026: Entrada en vigor de la Orden de la Solución Pública de Facturación Electrónica (SPFE)
- 1 de octubre 2027: Obligación de facturar electrónicamente y comunicar el pagos para empresarios y profesionales que superen los 8 millones de euros de volumen de operaciones en el año natural anterior
- 1de octubre de 2028:
- obligación de facturar electrónicamente para el resto de empresas y profesionales con volumen de operaciones ≤ 8 M€.
- comunicación de aceptación, rechazo y pago para sociedades y otras entidades con volumen de operaciones ≤ 8 M€
- 1de octubre de 2029: Comunicación de aceptación, rechazo y pago para personas físicas y entidades en régimen de atribución de rentas con volumen de operaciones ≤ 8 M€.
5. Prepararse implica revisar el proceso completo
Conviene comprobar de dónde salen hoy los datos de cada factura, cómo se relacionan con pedidos y albaranes, qué herramienta se utiliza para enviarla y cómo se registran después las incidencias y los pagos. Si esa información está dispersa, el cambio será más difícil de gestionar.
En Logical Rioja trabajamos para que Prologic ERP y ContaPrologic acompañen esta evolución conectando la operativa con la gestión contable y financiera, sin perder de vista los nuevos requisitos de intercambio y seguimiento de facturas.
¿Quieres profundizar? En nuestra guía sobre factura electrónica B2B explicamos los formatos, las obligaciones, las excepciones y los aspectos que conviene revisar en el software de gestión.
El Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, desarrolla el sistema de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales y define los requisitos técnicos, las plataformas de intercambio y los estados de la factura. Consulta el texto completo en el BOE.